PROVA DE CONCEITO · ARRAIOLOS, ALENTEJO
Da intuição ao método
Como uma residência artística no Alentejo passou a usar a IA com regras claras, sem perder o controlo sobre a informação.
O ponto de partida
A Córtex Frontal já usava inteligência artificial antes deste trabalho conjunto. Faltava-lhe um método.
“Usava de forma intuitiva, mas isso funciona só até certo nível.”
Córtex Frontal, Residências e Oficinas
Seis pontos de fricção
O diagnóstico identificou seis pontos de fricção no dia a dia de uma equipa pequena que gere artistas, alojamento, candidaturas e programação ao mesmo tempo:
- Arquivo e memória da residência dispersos
- Comunidade e newsletter sem rotina
- Três calendários diferentes para a mesma programação
- Materiais e alojamento geridos à mão
- Triagem de candidaturas demorada
- Informação essencial difícil de consultar fora do computador
Três prioridades saíram deste diagnóstico, por esta ordem: tornar eficiente o uso do assistente de IA, organizar o arquivo, e criar uma comunicação coerente ao longo de toda a jornada do artista, da candidatura ao inquérito de satisfação final.
Cliente
Córtex Frontal, Residências e Oficinas
Local
Arraiolos, Alentejo
Equipa
Três pessoas
Atividade
Residências artísticas com eixo têxtil, três ciclos de candidaturas por ano, oficinas de verão e Textile Summer School
Período
Julho a setembro de 2026
Enquadramento
Prova de Conceito da Studio Artefacta
O que foi realizado
01
Um assistente eficiente
Antes de qualquer outra peça, o assistente de IA da Córtex Frontal foi auditado e sistematizado. Sem isto, tudo o resto seria construído sobre uma base mais lenta e confusa.
02
Organização do arquivo
Um guia em linguagem simples, em sete passos, para montar um Drive partilhado com oito pastas, dar acesso à equipa e ligar ao assistente de IA apenas essa pasta, e nada mais.
03
A jornada do artista
Ainda em construção, todo o percurso de comunicação por email. Três percursos, residências, workshops e Escola de Verão de Têxteis, e uma newsletter bimensal.
O assistente, antes e depois
1 → 10
ficheiros organizados, em vez de um ficheiro com tudo
⅕
da informação consultada pelo assistente em cada conversa, diminuiu de 24.500 para 5.100 caracteres
46×
os templates que usava são agora 46x mais leves
Três regras, antes de qualquer resposta
O assistente foi desenhado para uma instituição cultural, onde um erro numa data, num valor ou num nome tem consequências. Por isso obedece a três regras que estão acima de tudo o resto:
- Nada sai sem confirmação. Nenhum email, documento ou resposta é enviado sem uma pessoa da equipa validar.
- Não inventa dados. Quando uma informação não existe, o assistente pergunta.
- As contradições são mostradas. Se dois documentos dizem coisas diferentes, o assistente assinala a diferença em vez de escolher uma em silêncio.
O que mudou
“Agilidade nos processos.”
A equipa passou a trabalhar sobre uma base organizada, com um assistente rápido de consultar e que sabe quando deve parar e perguntar.
O conselho a outras associações
“Começar a usar IA para tarefas repetitivas que em qualquer gestão ou administração costumam gastar muito tempo e são aborrecidas.”
Córtex Frontal, Residências e Oficinas
Próximo capítulo
A proposta dos três percursos de email: residências, workshops e newsletter, foi entregue à Córtex Frontal. O calendário unificado fica identificado para uma fase seguinte, se e quando fizer sentido.
Uma associação, um museu ou uma fundação com o mesmo ponto de partida?
O primeiro passo é uma conversa de vinte minutos para perceber onde a IA poupa tempo e onde não deve entrar.
A tecnologia serve a cultura. Nunca o contrário.