A política de uso de IA que a tua instituição já devia ter aprovado.

 

O problema

A instituição já usa inteligência artificial. Alguém redige textos com um assistente, alguém traduz uma folha de sala, alguém transcreve a reunião de ontem. O que não existe é uma decisão escrita sobre o que é permitido, que dados nunca saem da casa, quem verifica o quê antes de publicar e quando é que se informa o público.

Enquanto não existe, três coisas acontecem ao mesmo tempo: a equipa mais prudente não usa nada e perde tempo; a menos prudente usa contas pessoais em serviços cujas condições ninguém leu; e a responsabilidade por qualquer erro fica com quem carregou no botão.

Desde fevereiro de 2025, o Regulamento Europeu de Inteligência Artificial exige ainda que qualquer organização que use estes sistemas assegure um nível suficiente de literacia em IA de quem os opera. Não tem limiar de dimensão: aplica-se a um museu municipal com quatro pessoas exatamente como se aplica a uma fundação.

Este documento resolve as duas coisas ao mesmo tempo, a governação interna e a obrigação legal.

O que está lá dentro

As dez decisões da direção Antes de escrever qualquer artigo, há dez escolhas que só a direção pode fazer: contas institucionais ou pessoais, lista fechada ou aberta de ferramentas, quem verifica, quando se declara ao público, o que se faz com o acervo. Cada uma com as opções reais e o custo de cada opção, mais uma folha para registar o que ficou decidido, na própria reunião.

O modelo de política em 12 artigos Objeto e âmbito, definições, princípios, utilizações permitidas por área, informação que nunca entra em sistemas de IA, utilizações proibidas e condicionadas, verificação e responsabilidade, transparência perante o público, ferramentas autorizadas, literacia em IA, incidentes, vigência e revisão. Escrito para ser colado num documento da instituição, com os campos a preencher assinalados.

As notas de adaptação Em cada artigo difícil, uma nota que explica o que está em jogo e o que muda conforme a instituição. São instruções para quem prepara o documento, e apagam-se na versão final.

Três anexos que fazem a política existir Registo de ferramentas autorizadas, com as cinco perguntas a fazer antes de inscrever qualquer uma. Registo de incidentes e declaração de compromisso para assinatura. Plano de literacia em IA, com o guião da sessão inicial de 120 minutos, minuto a minuto, e a folha de registo de formação.

O quadro legal numa página O calendário do Regulamento Europeu de IA à data de agosto de 2026, com o que já se aplica, o que entra agora e o que foi adiado pelo acordo político ainda pendente de adoção formal. Com o que não vem do regulamento e importa tanto: proteção de dados, direito de autor sobre o acervo e o novo Código Deontológico do ICOM.

Implementação em 90 dias Do levantamento inicial à política em vigor, com as três reuniões de direção, o que se faz entre elas e os sinais de que a implementação correu bem.

As perguntas difíceis da reunião de aprovação As oito objeções que aparecem sempre, com a resposta escrita. “Isto não é obrigatório para o nosso tamanho.” “Não usamos IA aqui.” “Já temos regulamento de proteção de dados, não chega?”

O que este documento faz de diferente

Modelos de política de IA existem, escritos para empresas de tecnologia, com vocabulário de gestão de risco e exemplos que não têm nada a ver com o trabalho de uma instituição cultural. Aplicar um desses a um museu produz um documento que a equipa lê uma vez e não volta a abrir, porque não fala do que se faz ali.

Este está escrito a partir das tarefas reais: textos de sala, inventário, candidaturas, serviço educativo, transcrição de reuniões, tradução de folhas de sala. E é explícito onde os outros são vagos.

Um exemplo do nível de detalhe: o artigo das utilizações proibidas veda o uso de sistemas de reconhecimento de emoções e de categorização biométrica de visitantes, e a nota de adaptação manda verificar o que os sistemas de contagem de público já instalados processam de facto, porque contar silhuetas é uma coisa e estimar idade, género ou reação emocional é outra, com estatuto jurídico completamente diferente. É uma verificação de dez minutos junto do fornecedor que evita um problema de anos, e não está escrita em nenhum modelo genérico.

O artigo da informação protegida segue a mesma lógica: em vez de dizer “informação sensível”, enumera plantas de segurança, valores de seguro, proveniências sob reserva, condições contratuais de empréstimo e registos de leitores. É a diferença entre um documento que se cumpre e um documento que se assina.

Para quem é

É para ti se

• Diriges ou coordenas uma instituição cultural e sabes que a equipa já usa IA sem regras escritas
• Precisas de levar uma proposta concreta a uma reunião de direção, e não de mais um artigo sobre o tema
• Tens de responder a perguntas sobre uso de IA em candidaturas, relatórios ou auditorias
• Queres autorizar com clareza, não proibir por precaução

Não é para ti se

• Procuras um parecer jurídico sobre a tua situação concreta. Isto é um modelo de trabalho, e diz sempre onde é preciso confirmar com assessoria jurídica
• Queres um documento para aprovar sem ler. As dez decisões existem precisamente porque não há política universal
• Trabalhas fora do setor cultural. O documento é adaptável, mas os exemplos, os anexos e os riscos são todos de museus, arquivos, bibliotecas, teatros e serviços culturais

A posição que este documento assume

Uma política que proíbe tudo é uma política que ninguém cumpre. Empurra o uso de IA para os telemóveis pessoais da equipa, fora de qualquer registo, e dá à direção a sensação de que o assunto está resolvido.

Por isso este modelo autoriza expressamente sete áreas de trabalho, com condições escritas, e reserva as proibições para onde elas contam: atribuição e datação de bens culturais, dados pessoais e informação confidencial, decisões sobre pessoas, biometria de visitantes, e conteúdo gerado que se apresente como registo.

A responsabilidade não se delega a uma ferramenta. Quem assina o texto, o inventário ou o relatório continua a responder por ele. A política existe para que essa pessoa saiba, antes de assinar, o que lhe é exigido.

A tecnologia serve a cultura. Nunca o contrário.

Especificações

Sessão de aprovação acompanhada

Para instituições que preferem não fazer isto sozinhas

Alguém de fora na sala das dez decisões :a parte difícil não é escrever os artigos, é a discussão que os antecede: até onde se autoriza, o que se faz com o acervo, quando se declara ao público. Fale connosco, ter alguém de fora acelera a decisão e tira o peso de quem trabalha dentro da instituição.

O acompanhamento inclui a sessão de trabalho com a direção sobre as dez decisões, a política adaptada à instituição a partir dessa discussão, e a sessão de formação inicial que cumpre a obrigação de literacia em IA, com registo de presenças.

• Sem custo e sem compromisso. Vinte minutos chegam para perceber se faz sentido.
• Leva uma proposta concreta à próxima reunião de direção
• Precisas de fatura em nome da instituição ou de compra por transferência? Escreve para info@studioartefacta.com

FAQ

Isto substitui um parecer jurídico? Não, e o documento diz isso duas vezes, na página 02 e na contracapa. Cada instituição tem tutela, estatuto e contratos próprios. O modelo indica quais são os artigos que devem passar pela assessoria jurídica da entidade antes de aprovação, designadamente os da informação protegida, das utilizações proibidas e da transparência.

Quanto tempo demora a ter isto aprovado? O calendário do documento aponta para 90 dias, com três reuniões de direção e cerca de duas a três horas de trabalho por semana de quem conduz o processo. É possível fazer mais depressa, mas o levantamento inicial das ferramentas em uso não deve ser saltado: é o que impede a política de nascer desatualizada.

A minha instituição é muito pequena. Faz sentido? Faz, e é onde costuma fazer mais falta. A obrigação de assegurar literacia em IA não tem limiar de dimensão, e numa equipa de três pessoas o erro de uma delas é o erro da instituição inteira. O modelo indica o que simplificar em equipas pequenas, por exemplo substituir a verificação cruzada por revisão diferida de 24 horas.

O regulamento europeu está a mudar. O documento fica desatualizado? O calendário mudou durante 2026 e o documento é explícito sobre isso: assinala o que já se aplica, o que entra em vigor agora e o que foi adiado por acordo político ainda pendente de adoção formal, com indicação de confirmar antes de citar em documento aprovado. O artigo da revisão anual existe exatamente por esta razão.

Podemos adaptar e aprovar como documento nosso? Sim, é para isso que serve. A licença cobre a adaptação e a aprovação como documento próprio da instituição compradora, incluindo a partilha interna com a equipa. O que não é permitido é revender ou distribuir o modelo a terceiros.

Já temos um regulamento de proteção de dados. Não chega? Cobre uma parte da informação protegida e não cobre o resto: verificação antes de publicar, atribuição e datação, transparência ao público, ferramentas autorizadas e formação. São documentos complementares, e o modelo prevê que se citem um ao outro.