O relatório de atividades montado em Janeiro, não reconstruído de memória

Um registo de uma linha por atividade, um fecho de trinta minutos por trimestre e dez prompts que compilam o ano. O relatório para a direção, para o financiador e para o público sai do mesmo material, escrito uma só vez. Com quatro modelos editáveis.

O problema

Quase todas as instituições pequenas escrevem o relatório de atividades da mesma maneira. Em janeiro, alguém abre a agenda do ano, os emails, as fotografias e as atas, e tenta lembrar-se do que aconteceu em março.

São duas a três semanas de trabalho. Os públicos são estimados no fim do ano e já ninguém consegue dizer como foram contados. Metade das fotografias não se encontra. Os números da secção de atividades não batem certo com os do resumo inicial. E quando o financiador pede o seu formulário, escreve-se outra versão, com outros números.

O problema não está na escrita. Está em o material não existir quando é preciso. A IA acelera a compilação, mas não se lembra do que a instituição não registou.

O que está dentro deste modelo de relatório de atividades?

O ano em quatro tempos
Registar todas as semanas, fechar uma vez por trimestre, compilar em janeiro, rever e aprovar até março. Com os quatro leitores do relatório, direção, financiador, autarquia e público, e o que cada um procura.

O registo contínuo, uma linha por atividade
Os seis campos que fazem uma linha valer um parágrafo do relatório, a mesma atividade mal e bem registada, e o registo mínimo para as semanas em que não há tempo.

Como contar públicos sem ter de os justificar depois
Sessões com inscrição, entrada livre, exposições de longa duração e atividades online, cada uma com a sua regra. E a distinção entre participações e pessoas, que é uma das perguntas mais frequentes de quem avalia relatórios.

Os indicadores que contam
Doze a quinze, não cinquenta, com a fonte e o momento de recolha de cada um. Cada número principal apresentado com o ano anterior e a meta do plano.

O fecho trimestral em trinta minutos
A sequência exata, o prompt que escreve a síntese do trimestre e a lista de evidências que é preciso guardar no momento. Quatro sínteses revistas são a maior parte do capítulo de atividades.

A estrutura do relatório anual, secção a secção
Dez secções com a extensão de cada uma e a indicação de onde sai, para que nenhuma se escreva de raiz. Com um eixo inteiro preenchido para servir de medida.

O prompt principal e nove de apoio
O pedido que transforma o registo e as sínteses no capítulo de cada eixo. Mais os que tratam do resto: normalizar o registo, o ano em números, plano e realizado, ângulos para a nota de abertura, versão para o formulário do financiador, versão pública para mecenas e site, verificação final e reconstrução dos meses que ficaram por registar.

Quatro modelos editáveis, em ficheiro Word
Registo de atividades, relatório anual completo com as instruções dentro de cada secção, mapa de plano e realizado, e quadro de indicadores.

Onde a IA não entra
As contas, a nota de abertura, as citações, os dados de participantes e as declarações ao financiador, com a regra prática secção a secção.

O que este template faz de diferente

Um modelo de índice para relatório encontra-se em qualquer lado. O que não se encontra é o sistema que faz o relatório chegar a janeiro já quase escrito.

A primeira diferença é o registo contínuo, Uma tabela com uma linha por sessão, preenchida no dia por quem fez a atividade, com eixo, público, parceiros, evidência e uma linha de resultado. Dois minutos por atividade durante o ano substituem duas semanas de reconstrução em janeiro, e o mesmo registo serve a candidatura seguinte e o plano do ano que vem.

A segunda é a secção de plano e realizado, que é a que o financiador e o órgão que aprova leem primeiro, e a que as instituições mais tendem a esconder. O template mostra como se escreve um desvio em quatro partes, o facto, a causa, o efeito e o que muda, com o mesmo desvio escrito das duas maneiras. Um adiamento assumido com razão e consequência passa a ser prova de gestão.

A terceira é o princípio um registo, várias versões. O relatório da direção, a versão campo a campo para o formulário do financiador e a versão curta para mecenas e site saem todas do documento aprovado. Os números deixam de ter um valor diferente em cada versão.

E há uma página para quem compra com o ano já a meio: um prompt que reconstrói os meses por registar a partir da agenda, das newsletters e das atas, e o calendário de outubro até à aprovação em março.

Para quem é

Serve se:

– A instituição escreve um relatório de atividades por ano e o processo começa sempre do zero
– Há apoio público ou privado com relatório de execução obrigatório
– Os números de públicos são reconstruídos no fim do ano e ninguém sabe bem como foram contados
– O mesmo relatório tem de ser adaptado para a direção, para o financiador e para a comunicação

Não serve se:

– A procura é por um relatório de contas. O template trata a parte das atividades e articula-se com o documento contabilístico, não o substitui
– A instituição precisa de cumprir um formulário específico sem mais nada. O template ajuda a preenchê-lo, mas o regulamento do financiador prevalece
– A expectativa é que a IA escreva o relatório sem registo. Sem material, o resultado é um texto plausível, e o template explica porque é que isso é pior do que um texto incompleto

A linha vermelha

Há uma página inteira dedicada ao que não se delega: as somas e os valores financeiros, que se fazem na folha de cálculo e nunca num assistente de IA; a nota de abertura, que é de quem dirige; as citações, que nunca se geram; e as declarações ao financiador, pelas quais a instituição responde.

A IA monta o relatório. A instituição responde por cada número que lá está.

A tecnologia serve a cultura. Nunca o contrário.

O relatório de 2026 ainda vai a tempo.

39 €, pagamento único, download imediato. Sem subscrição. Começando agora, o que falta do ano fica registado em dia e os meses anteriores reconstroem-se numa tarde.

Dúvidas antes de comprar, ou condição para quem já tem outro recurso: info@studioartefacta.com

FAQ

O ano já vai a meio. Ainda vale a pena?
Vale, e é o caso mais comum. A página 15 traz um prompt que reconstrói os meses por registar a partir da agenda, das newsletters, das redes e das atas, e um calendário de outubro até à aprovação em março. A partir da primeira semana, o registo segue em dia.

Serve para o relatório de execução pedido pelo financiador?
Serve como base. O relatório interno é escrito primeiro, e depois um prompt próprio preenche o formulário do financiador campo a campo, dentro dos limites de caracteres e com a terminologia do formulário. O regulamento e o formato pedidos pela entidade financiadora prevalecem sempre.

Substitui o relatório e contas?
Não. Em associações e fundações, as contas e o relatório de gestão seguem regras próprias e são preparados com quem faz a contabilidade. O template trata a parte das atividades, e a secção financeira resume e remete para as contas aprovadas.

A instituição é pequena, com duas ou três pessoas. Não é demasiado?
Foi escrito para esse caso. O registo é uma linha por atividade, o fecho trimestral são trinta minutos de uma pessoa, e o relatório proposto tem doze a vinte páginas. Nas semanas sem tempo, há um registo mínimo de trinta segundos.

Qual é a diferença para o Pack 50 Prompts?
O Pack tem cinco prompts de relatórios, dentro de dez tarefas diferentes. Este template é só o relatório anual e cobre o que está antes e depois da escrita: o registo ao longo do ano, a contagem de públicos, os indicadores, a estrutura, os desvios e as versões para cada leitor.

Os modelos são mesmo editáveis?
São ficheiros .docx, que abrem em Word, LibreOffice e Google Docs. O registo e o quadro de indicadores copiam-se para uma folha de cálculo com as mesmas colunas. O rodapé do Studio Artefacta está lá para ser apagado.

E se a instituição já usa o Kit Atas?
Os dois encaixam. O registo de decisões do Kit Atas alimenta a secção de equipa e funcionamento do relatório, e as duas folhas podem ser revistas na mesma reunião semanal.